Sistemes de classificació

Existeixen diversos sistemes de classificació que s'apliquen segons els casos, però és molt difícil decidir quin és el millor sistema de classificació.


1. CLASSIFICACIÓ ALFABÈTICA

Els documents es classifiquen segons l'ordre de l'abecedari.

Quan un nom està format per diverses paraules s’ha de decidir quina és la paraula principal que serveix per classificar.

S’han de seguir les següents regles:

Nom de persones

La paraula principal és el primer llinatge, si dos noms tenen el mateix llinatge s’ordena pel segon llinatge . Si els dos llinatges són iguals s’ordena pel nom

1r LLINATGE	2n LLINATGE	NOM
Barceló	Montes	Antoni
Barceló	Rodríguez	Julio

1r LLINATGE	2n LLINATGE	NOM
Prats	Aguiló	Joan
Prats	Aguiló	Ona

Si també coincideix el nom s’ha d’ordenar pel DNI, n. expedient, domicili, professió, etc.

1r LLINATGE	2n LLINATGE	NOM	N. expedient
García	Sánchez	Miguel	(1030)
García	Sánchez	Miguel	(4508)

Els llinatges compostos, estiguin separats o no per un guió, es consideren una paraula.

1r LLINATGE	2n LLINATGE	NOM
García Aranda	Mato	Isabel
García-Lerma	Vázquez	Rafael

Si entre el nom i el llinatge hi ha una inicial, es considera com si fos el nom.

1r LLINATGE	2n LLINATGE	NOM
Capó	Mas	Maria I.
Molina	Díaz	Rafel M.

Els llinatges que tenen articles o preposicions, s’ha de considerar com si els articles i les preposicions formen part del llinatge.

1r LLINATGE	2n LLINATGE	NOM
De la rosa	Cano	Juan
De la vega	Rato	Rodrigo

Nom d’empreses

Si el nom de les empreses només té un nom propi es classifica igual que les persones.

SENSE ORDENAR	ORDENAT
Carrefour	Alcampo
Alcampo	Carrefour

Quan el nom de l’empresa té les paraules “Sucesores de…”, “Viuda de…”, “Hijos de…” no s’han de tenir en compte aquestes paraules per classificar el nom de l’empresa.

1r LLINATGE	2n LLINATGE	NOM
Delgado	Domingo	(Hijos de)
Pascual	Patiño	(Sucesores de)

Si el nom de l’empresa té paraules com Bar, Farmàcia, Despatx, Perruqueria, etc., tampoc s’han de tenir en compte aquestes paraules.

1r LLINATGE	NOM
Manolo	(Bar)
Ones	(Perruqueria)

Els noms d’organismes oficials o institucions es considera que la paraula principal per classificar és tot el nom.

SENSE ORDENAR	ORDENAT
Ministerio de Educación	Ajuntament d’Alaró
Ajuntament d’Alaró	Ministerio de Educación

Els noms de les empreses que es coneixen per les sigles, sempre s’han de classificar per aquestes sigles.

SENSE ORDENAR	ORDENAT
SEAT	BBVA
BBVA	SEAT

2. CLASSIFICACIÓ NUMÈRICA

Consisteix en assignar números a les persones, empreses o documents i després es classifiquen i arxiven per ordre numèric.

SENSE ORDENAR	ORDENAT
2	1
1	2

3. CLASSIFICACIÓ CRONOLÒGICA

Els documents es classifiquen segons la data dels documents. Primer s’ordenen per l’any, després pel mes i finalment, pel dia.

Aquest sistema de classificació s’utilitza per classificar les factures, els rebuts, les lletres de canvi, etc.

SENSE ORDENAR	ORDENAT
4 de novembre de 2012	13 de febrer de 2012
13 de febrer de 2012	4 de novembre de 2012

4. CLASSIFICACIÓ ALFANUMÈRICA

S’utilitza aquest sistema de classificació quan es produeix una combinació d’una o vàries lletres amb un o varis números. S’ordena de manera diferent segons si els números apareixen davant o darrere del codi.

SENSE ORDENAR	ORDENAT
A-150	A-5
A-5	A-150

SENSE ORDENAR	ORDENAT
123-T	123-MA
123-MA	123-T

5. CLASSIFICACIÓ GEOGRÀFICA

Aquest sistema de classificació consisteix en ordenar els documents segons vàries classificacions: país, comunitat autònoma, província, localitat, carrer…

Recordau que dins de cada grup la classificació es realitza per ordre alfabètic.

PROVÍNCIA	LOCALITAT	CARRER
Burgos	Aranda del Duero	Babieca, 22
Osca	Barbastro	Mayor, 35

6. CLASSIFICACIÓ PER TEMA O ASSUMPTE

S’ordena la documentació segons el tema o assumpte a que es refereix i després es classifica segons qualque criteri de classificació anterior ( alfabètic, numèric, cronològic…)

SENSE ORDENAR	ORDENAT
Taxa	Llicència d’obra
Sanció	Sanció
Llicència d’obra	Taxa